Hiện nay trong các hội nghị, hội thảo hay lớp tập huấn; báo cáo viên hoặc giảng viên thường sử dụng chương trình chiếu trình diễn PowerPoint để hỗ trợ cho việc trình bày những nội dung cần thiết. Một số người đã không sử dụng đúng nguyên tắc phù hợp, toàn bộ nội dung được chuyển lên hết trang chiếu; khi trình bày đọc nguyên nội dung ở trang chiếu, người nghe hoặc theo dõi dò theo như dò lỗi chính tả. Vì vậy cần biết cách thiết kế trang chiếu phù hợp để trình bày.
Báo cáo viên hay giảng viên cần phải dành thời gian để chuẩn bị và thiết kế trang chiếu theo chương trình chiếu trình diễn PowerPoint nội dung mà mình định sử dụng để trình bày. Cần xem xét từng tiêu đề nội dung và quyết định việc muốn sử dụng trang chiếu để làm gì. Trên trang chiếu chỉ nên đưa ra các ý chính hoặc tóm tắt để nhấn mạnh vấn đề cần trình bày.
Chuẩn bị trang chiếu cần phải rõ ràng và gọn gàng. Nội dung trình bày đơn giản, các câu, cụm từ ngắn gọn; thường không quá 8 dòng trong một trang và không quá 10 từ trong một dòng. Các hình vẽ không nên quá chi tiết nếu không cần thiết.
Trang chiếu cần phải thu hút được sự chú ý của người nghe bằng những bố cục và màu sắc hấp dẫn, dễ theo dõi. Nên thiết kế những trang chiếu làm thế nào để chỉ mất khoảng vài ba giây là người nghe có thể nắm được các thông điệp cần thiết. Nếu mất nhiều thời gian, nó có thể làm cho người theo dõi mất tập trung và không chú ý đến những gì mình đang cố gắng trình bày.
Trên trang chiếu trình bày, nên sử dụng một số hình ảnh, tranh minh họa. Muốn so sánh các con số, sử dụng thêm các hình, tranh ảnh để làm nổi bật sự so sánh đó như đồ thị và bảng biểu.
Khi trình bày trang chiếu, cần sắp xếp bố cục phù hợp theo nguyên tắc tối đa 8 dòng trên một trang chiếu, tối đa 10 từ trên một dòng, tối đa 2 dòng cho một ý. Bố cục rõ ràng, ngôn từ nhất quán. Tranh ảnh cân đối, phù hợp. Sử dụng hình ảnh động vừa phải. Nên sử dụng phông chữ Arial hoặc Tahoma, cỡ phông chữ 40 cho tiêu đề chính, cỡ phông chữ 32 cho đề mục 1, cỡ phông chữ 28 cho đề mục 2 và cỡ phông chữ 24 cho đề mục 3. Không nên sử dụng phông chữ có chân. Cần sử dụng màu sắc với nền sáng dễ bắt mắt và phông chữ màu đậm hoặc ngược lại. Có thể chọn phông chữ màu khác nhau tùy theo nhóm nội dung và theo người nghe trình bày.
Sử dụng tranh ảnh minh họa trang chiếu có kích cỡ phù hợp với số lượng người nghe. Tranh ảnh sử dụng phải liên quan đến nội dung và phải minh họa được nội dung ý cần trình bày. Tranh ảnh phải rõ nét, không quá màu mè và tránh lạm dụng quá nhiều hình ảnh. Nếu sử dụng các bảng biểu, đồ thị; nên chỉ ra những điểm quan trọng nổi bật; nêu một số bình luận của mình. Cần so sánh, đối chiếu, phân tích các số liệu thể hiện trên đồ thị, bảng biểu. Phải có tiêu đề ngắn gọn và trích dẫn nguồn cho các đồ thị, bảng biểu.
Báo cáo viên hoặc giảng viên khi dự định trình bày một nội dung nào đó, cần phải chuẩn bị, thiết kế trang chiếu theo chương trình chiếu trình diễn PowerPoint phù hợp ý tưởng của mình và những nguyên tắc tối thiểu quy định. Người nghe khỏi bị nhàm chán vì phải nghe báo cáo viên hay giảng viên đọc từng chữ trên trang chiếu với nội dung giống y hệt trong tài liệu đã phát tay. Nên hạn chế vấn đề này để nâng cao chất lượng trình bày.