Lập kế hoạch là một hoạt động rất thường xuyên trong cuộc sống, trong công việc và là một trong các chức năng cơ bản của quản lý, nhằm xây dựng nêngiải pháp, chiến lược, những công việc/hoạt động sẽ thực hiện trong tương lai cho chính mình hoặc cho các Chương trình/Dự án mà mình tham gia điều hànhtheo một cách thức, trình tự, tiến độ nhất định nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Khái niệm về lập kế hoạch
"Lập kế hoạch là quá trình phân tích, đánh giá thực trạng tìm ra các bước đi tối ưu nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra dựa trên cơ sở tính toán một cách đầy đủ và khoa học về các điều kiện, các phương tiện, các nguồn lực hiện có hoặc sẽ có trong tương lai". Lập kế hoạch còn là quá trình tìm kiếm câu trả lời cho các câu hỏi: Chúng ta đang ở đâu? Mục tiêu cần đạt là gì?Chúng ta đến đích bằng cách nào? Nên làm cái gì, làm như thế nào thì có thể đạt được mục tiêu một cách thuận lợi nhất? Làm khi nào là tốt nhất? Cần có những điều kiện gì? Những yếu tố nào? Bao nhiêu? Ai làm? Làm ở đâu?
Tại sao phải xây dựng kế hoạch?
- Do thiếu nguồn lực (nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí.
- Cần thay đổi để đáp ứng với tình hình mới, vấn đề mới nảy sinh.
- Tập trung các hoạt động để đạt được các mục tiêu mới.
Các loại kế hoạch
Theo thời gian
- Kế hoạch dài hạn: thường được xây dựng cho 10-15 năm.
- Kế hoạch trung hạn: thường là 3-7 năm, phổ biến là 5 năm.
- Kế hoạch ngắn hạn: dưới 3 năm, thường là 1 năm.
Theo cấp độ
- Kế hoạch vĩ mô: đó là kế hoạch hoạch định cho thời kỳ dài, mang tính chiến lược và tập trung cao, do các nhà lãnh đạo, quản lý cấp cao xây dựng. Ví dụ: Kế hoạch phát triển nhân lực y tế Việt Nam đến năm 2020.
- Kế hoạch vi mô: là kế hoạch mang tính chiến thuật, dùng để triển khai kế hoạch vĩ mô, chiến lược, giải pháp của các cấp lãnh đạo và thường do các nhà quản lý điều hành của đơn vị, tổ chức xây dựng. Ví dụ: Kế hoạch đào tạo cán bộ tại Trung tâm Y tế huyện A.
Theo phạm vi
- Kế hoạch tổng thể: là kế hoạch xây dựng cho một quy mô lớn, phạm vi vấn đề rộng, thường mang tính chiến lược. Ví dụ: Kế hoạch phát triển mạng lưới y tế cơ sở tỉnh Bình Định đến năm 2015.
- Kế hoạch bộ phận: là kế hoạch xây dựng cho quy mô nhỏ và những lĩnh vực cụ thể. Ví dụ: Kế hoạch phát triển cộng tác viên truyền thông phòng chống sốt rét tại xã B.
Theo phương pháp xây dựng kế hoạch
- Lập kế hoạch theo mục tiêu: là lập kế hoạch từ trên xuống (Top down) hay quá trình chuyển các kế hoạch vĩ mô thành kế hoạch hoạt động của cơ sở: đó là quá trình thực hiện hoá các chủ trương, chính sách, kế hoạch hành động vĩ mô của Nhà nước, Dự án/Chương trình trong lĩnh vực chăm sóc sức khoẻ thông qua các hoạt động cụ thể tại cơ sở. Quá trình thực hiện hoá này cũng có thể được thể hiện qua các chỉ tiêu và được phân bổ từ trên xuống dưới, từ trung ương xuống tỉnh, tỉnh xuống huyện, huyện xuống xã. Dựa trên các chỉ tiêu được phân bổ, các đơn vị sẽ xây dựng kế hoạch hoạt động của mình nhằm đạt được các chỉ tiêu đó. Như vậy, phương pháp lập kế hoạch này không dựa vào nhu cầu và chỉ do một nhóm người không trực tiếp thực hiện xây dựng nên tính hiệu quả của những kế hoạch nàythường không cao. Ví dụ: Kế hoạch (số lượng) đào tạo cho cán bộ y tế các tuyến thuộc Dự án Quỹ toàn cầu PCSR, Kế họach giảm mắc, giảm chết (tỷ lệ) so với năm trước thuộc Chương trình Quốc gia PCSR..
- Lập kế hoạch theo nhu cầu:là lập kế hoạch từ dưới lên (Bottom up) hay lập kế hoạch dựa trên lựa chọn ưu tiên của cơ sở: là phương pháp lập kế hoạch dựa trên thực tế tại cơ sở, được xây dựng không chỉ bởi những người lãnh đạo mà còn có sự tham gia của những người trực tiếp thực hiện (nhân viên ytế) và cả cộng đồng. Lợi ích của việc lập kế hoạch này là xác định được các vấn đề cần giải quyết một cách cụ thể, thiết thực hơn phương pháp trên, ngoài ra còn trao trách nhiệm và quyền chủ động giải quyết cho tuyến dưới, cấp dưới, huy động được nguồn lực và sáng kiến của cán bộ, nhân dân. Ví dụ: Kế hoạch bảo vệ hóa chất bằng phun, tẩm cho người dân sống trong vùng sốt rét lưu hành thuộc Chương trình Quốc gia PCSR.
Tuy nhiên, một kế hoạch hoàn hảo có tính khả thi cao cần phải kết hợp cả Phương pháp lập kế hoạch theo mục tiêu (Top down) và Phương pháp lập kế hoạch theo nhu cầu (Bottom up).
- Lập kế hoạch theo khung lôgíc (LFA: Logic Frame Approach).
Là phương pháp lập kế hoạch dựa trên mối liên hệ lôgíc của nguyên nhân – hậu quả, phương tiện –mục đích, trong đó các yếu tố đầu vào được sử dụng cho các hoạt động để tạo ra các kết quả (đầu ra) thực hiện được mục tiêu đề ra. Phương pháp này bắt đầu bằng cách phân tích các nguyên nhân, hậu quả và tác động tiêu cực, từ đó xây dựng nên “Cây vấn đề”. Sau đó lập “Cây mục tiêu” từ “Cây vấn đề” phân tích các giải pháp hoạt động tích cực để tạo nên các hiệu quả và kết quả mong muốn.
Sau đây là một ví dụ cho việc xây dựng kế hoạch theo khung lô gíc (LFA)
Các bước lập kế hoạch
Bước 1: Thu thập thông tin để đánh giá thực trạng, xác định vấn đế sức khỏe.
Thu thập thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong quản lý và lập kế hoạch. Ngay từ bước đầu tiên này, chúng ta cần thu thập thông tin để đánh giá tình hình hiện tại, giúp trả lời câu hỏi "Chúng ta đang ở đâu? Những vấn đề khó khăn và tồn tại?". Để có thể trả lời được câu hỏi đó chính xác, ta cần phải xác định rõ những thông tin cần thu thập, biết các phương pháp và các nguồn thu thập thông tin để đảm bảo thu thập đúng và đủ các thông tin cần thiết. Bên cạnh đó, ta phải biết phân tích thông tin để có thể biết được cái đã đạt được, cái chưa đạt được, những thuận lợi, khó khăn, những vấn đề tồn tại cần được giải quyết.
Bước 2: Xác định vấn đề sức khoẻ ưu tiên
Sau khi thu thập thông tin cần thiết và phân tích tình hình, chúng ta có thể phát hiện ra rất nhiều vấn đề cần giải quyết. Tuy nhiên chúng ta không thể tiến hành giải quyết tất cả những vấn đề được phát hiện ngay lập tức và cùng một lúc được. Vậy để sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả, chúng ta phải xem xét vấn đề nào cần giải quyết trước, vấn đề nào cần giải quyết sau bằng cách áp dụng các phương pháp khoa học để xác định ưu tiên.
Bước 3: Phân tích vấn đề sức khoẻ
Phân tích vấn đề là một bước rất quan trọng tiếp theo các bước trên. Mục tiêu của phân tích vấn đề là tìm ra các nguyên nhân gốc rễ, nguyên nhân trực tiếp, nguyên nhân gián tiếp, nguyên nhân có thể can thiệp được, nguyên nhân không thể can thiệp được để căn cứ vào đó chúng ta có thể có các giải pháp thích hợp.
Bước 4: Xây dựng mục tiêu
Sau khi đã phân tích vấn đề sức khoẻ, giai đoạn tiếp theo của chúng ta là phải xác định được những vấn đề đó có thể giảm đi hoặc giải quyết được đến chừng mực nào. Ngay cả để giải quyết những vấn đề một cách triệt để cũng phải có những mục tiêu cho từng giai đoạn, giải quyết theo từng nấc để đạt tới đích cuối cùng. Ví dụ những mục tiêu dài hạn như loại trừ một số bệnh lây như bệnh sởi hay giảm tỷ lệ tử vong trẻ em, đều phải ấn định một số mục tiêu giữa chừng cần thiết để đạt mục tiêu cuối cùng. Xác định mục tiêu không chỉ cần thiết cho việc lập kế hoạch mà còn giúp đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Để có được một mục tiêu tốt thì trước hết mục tiêu đó phải được xây dựng dựa trên cơ sở khoa học rõ ràng và tin cậy. Mục tiêu đó cũng phải đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn như có đối tượng, hoạt động rõ ràng, cụ thể, có thời gian, địa điểm, phải phù hợp, khả thi và đo lường được.
Bước 5: Lựa chọn giải pháp
Sau khi biết được các nguyên nhân gốc rễ và xác định được mục tiêu cần đạt tới, chúng ta cần phải tìm cách giải quyết các nguyên nhân đó. Cách giải quyết các vấn đề đó được gọi là các giải pháp và được thực hiện thông qua các phương pháp thực hiện cụ thể. Để thực hiện được một giải pháp thì có thể có một hoặc nhiều phương pháp thực hiện khác nhau. Sau khi lựa chọn các giải pháp và phương pháp thực hiện, chúng ta phải tiến hành phân tích khó khăn - thuận lợi của các phương pháp thực hiện lựa chọn để lường trước những khó khăn và tận dụng được những thuận lợi, xây dựng được kế hoạch hành động phù hợp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
Bước 6: Xây dựng kế hoạch hành động
Sau khi quyết định lựa chọn những giải pháp/phương pháp thực hiện cụ thể, chúng ta cần xây dựng kế hoạch hành động để đạt được các mục tiêu , giải quyết được các nguyên nhân gốc rễ đã tìm ra. Trước khi lập kế hoạch cần lưu ý xem xét, cân bằng giữa khả năng và nhu cầu, dự tính xem những nguồn lực hiện có và những nguồn lực có thể huy động được (nhân lực, vật lực, tài lực, thời gian v.v...), những khó khăn, thuận lợi hiện tại và tương lai để xây dựng được kế hoạch hành động phù hợp.
Sau những bước trên chúng ta tiến hành thực hiện, giám sát và đánh giá từng hoạt động, từng giai đoạn (xin vui lòng xem bài Giám sát và Đánh giá).
Cấu trúc của bản kế hoạch
Phần tóm tắt
Phần tóm tắt có tác dụng giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được một cách tổng quát nội dung bản kế hoạch mà chưa cần hoặc chưa có điều kiện đọc toàn bộ văn bản kế hoạch . Phần này cần trình bày vắn tắt mục đích của kế hoạch, tình hình chung và vấn đề đặt ra, mục tiêu chung, các mục tiêu riêng, những kết quả mong muốn và các hoạt động chính, tổ chức thực hiện kế hoạch, bản tóm tắt dự kiến ngân sách.
Phần nội dung chính của bản kế hoạch
Mở đầu: Điểm qua tình hình năm trước (nếu là kế hoạch năm), những thành quả đã đạt được, những tồn tại vướng mắc, triển vọng chung của cả nước, khu vực, của tỉnh hoạch địa phương về kinh tế - xã hội, các chủ trương của Nhà nước, Bộ, UBND tỉnh, của Ngành trong giai đoạn (năm) tới. Từ đó nêu lên “Tầm nhìn” và “Mục đích của kế hoạch.
Phân tích tình hình: Phân tích một cách hệ thống các mặt có liên quan đến mục đích của kế hoạch. Đối với mỗi mặt, cần phân tích rõ các điểm mạnh, điểm yếu, các cơ hội và nguy cơ đồng thời nêu cả các giải pháp và hoạt động cần tiến hành. Cuối phần này cần nhấn mạnh những vấn đề chủ chốt cần được giải quyết cũng như những nguyên nhân chính của các vấn đề đó (Dựa vào cây vấn đề để viết phần phân tích tình hình nhưng không cần đưa cây vấn đề vào văn bản kế hoạch).
Các mục tiêu, kết quả mong muốn và các hoạt động
Mục tiêu chung: là những ý tưởng về mục đích của kế hoạch được trình bày dưới dạng phát biểu mang tính tổng thể, bao trùm tình trạng mong muốn đạt được. Mục tiêu có thể xác định bằng cách viết lại vấn đề thành dạng câu khẳng định ở trạng thái tích cực
Mục tiêu cụ thể:Là những mục tiêu chi tiết của mục tiêu chung là từng tình trạng cụ thể có liên hệ với nhau và với mục tiêu chung một cách hợp lý. Mục tiêu cụ thể nên phát triểm những ý chính về chiến lược thực hiện và những chỉ số đánh giá.
Mục tiêu 1 (Objective 1):…………………..
Kết quả mong muốn 1.1 (Expected result 1.1) kèm theo những chỉ số đánh giá.
Hoạt động 1.1.1 (Activity 1.1.1): Mô tả rõ hoạt động, đầu ra, thời gian, kinh phí
Hoạt động 1.1.2 (Activity 1.1.2): Mô tả rõ hoạt động, đầu ra, thời gian, kinh phí
Hoạt động 1.1.3 (Activity 1.1.3): Mô tả rõ hoạt động, đầu ra, thời gian, kinh phí
Kết quả mong muốn 1.2 (Expected result 1.2) kèm theo những chỉ số đánh giá.
Hoạt động 2.1.1 (Activity 2.1.1): Mô tả rõ hoạt động, đầu ra, thời gian, kinh phí
Hoạt động 2.1.2 (Activity 2.1.2): Mô tả rõ hoạt động, đầu ra, thời gian, kinh phí
Hoạt động 2.1.3 (Activity 2.1.3): Mô tả rõ hoạt động, đầu ra, thời gian, kinh phí
Những yếu tố khách quan (hay rủi ro): Do cấp trên, do địa phương, do thiên tai,do các bên liên quan hoặc đối tác
Tổ chức thực hiện: Nêu rõ tổ chức, phân công thực hiện kế hoạch, các hoạt động lớn, những yêu cầu về nhân lực, phương tiện và kinh phí.
Giám sát và đánh giá:Nêu các chỉ số và công cụ, phương pháp, phân ông cấp giám sát và đánh giá.
Dự kiến ngân sách: Được trình bày trong một bảng theo các mục tiêu và kết quả mong muốn
Bảng ma trận
Mục tiêu | Kết quả mong đợi | Chỉ số | Hoạt động | Đầu ra | Kinh phí | Các giả định |
Mục tiêu chung | | | | | | |
Mục tiêu cụ thể | | | | | | |
Mục tiêu 1 | Kết quả 1.1 | Chỉ số | HĐ 1.1.1 | Đầu ra | ………. | …………. |
| | | HĐ 1.1.2 | Đầu ra | …….. | ……….. |
| | | ……… | ……….. | ………. | ……… |
| Kết quả 1.2 | Chỉ số | HĐ 1.2.1 | Đầu ra | ………. | …………. |
| | | HĐ 1.2.2 | Đầu ra | …….. | ……….. |
Mục tiêu 2 | Kết quả 2.1 | Chỉ số | HĐ 2.1.1 | Đầu ra | ………. | ……… |
| | ….. | ….. | ….. | ….. | ……… |
Các nguyên tắc trong lập kế hoạch
1. Tính mục tiêu
Trên cơ sở xác định đúng và rõ mục tiêu cần đạt, người quản lý ở các cấp khác nhau sẽ có khả năng lựa chọn các giải pháp, phương pháp thực hiện cũng như các điều kiện hỗ trợ một cách phù hợp và xác định vị thế ưu tiên cho từng mục tiêu (trong những chương trình/kế hoạch có nhiều mục tiêu). Tính mục tiêu trong lập kế hoạch giúp đảm bảo được hiệu quả hoạt động, tránh lãng phí hoặc sử dụng nguồn lực không phù hợp, làm cơ sở cho theo dõi, giám sát và đánh giá.
2. Tính khoa học
Mọi sản phẩm của quá trình lập kế hoạch (các văn bản, kế hoạch hoạt động...) chỉ có hiệu quả nếu nó đạt đến những mức độ nhất định về căn cứ khoa học. Tính khoa học chính là yếu tố đảm bảo chất lượng và độ tin cậy của các kế hoạch được thảo ra.
Tuy nhiên, bản thân tính khoa học trong quá trình hoạch định lại phụ thuộc vào 2 yếu tố:
- Trình độ nhận thức và vận dụng các quy luật khách quan;
- Trình độ ứng dụng các tiến bộ khoa học - kỹ thuật vào quản lý nói chung và nghiệp vụ hoạch định nói riêng.
3. Tính cân đối
Tính cân đối là một nguyên tắc xuyên suốt quá trình lập kế hoạch để đảm bảo kế hoạch đạt được các mục tiêu đề ra. Cân đối ở đây không chỉ cân đối giữa nhu cầu và khả năng trong lập kế hoạch mà còn là sự cân đối giữa các yếu tố, các bộ phận, các lĩnh vực và quá trình trong hệ thống tổ chức để đảm bảo thuận lợi nhất cho việc thực hiện mục tiêu đã lựa chọn. Việc điều chỉnh thay đổi các chỉ tiêu kế hoạch chỉ áp dụng trong trường hợp đặc biệt, cần thiết và phải tiến hành đồng bộ. Vì sự thay đổi một chỉ tiêu nào đó sẽ dẫn đến sự thay đổi của một loạt các chỉ tiêu khác có liên quan kể cả mục tiêu tổng thể.
4. Tính chấp nhận
Kế hoạch được lập ra phải được sự chấp nhận của không chỉ chính quyền, các cấp lãnh đạo, những người lập kế hoạch mà cả những người trực tiếp thực hiện và đối tượng can thiệp (cộng đồng). Chấp nhận ở đây bao gồm cả chấp nhận về chính trị, văn hoá, đạo đức v.v... giúp đảm bảo các kế hoạch thảo ra là hiệu quả, khả thi và phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.
5. Tính pháp lệnh
Nội dung nguyên tắc này yêu cầu khi văn bản kế hoạch đã được cấp trên thông qua thì nó phải được tôn trọng thực hiện theo tinh thần pháp lý. Những nhiệm vụ kế hoạch cụ thể đều phải được giao cho những cá nhân, khoa/phòng, đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện với sự ràng buộc cao nhất, kể cả sự ràng buộc vật chất. Các vi phạm kỷ luật kế hoạch hoặc không đạt được các mục tiêu kế hoạch đều phải được xử lý theo quy định.