Sự xung đột có thể xảy ra khi có quan điểm chống đối từ người này đối với người kia. Mặc dù xung đột là việc thường xảy ra trong mối quan hệ của chúng ta hàng ngày và nó sẽ giúp mối quan hệ được lành mạnh nếu được giải quyết một cách tốt đẹp, đôi khi sự xung đột leo thang và gây đổ vỡ. Giải quyết sự xung đột cũng là một kỹ năng hết sức quan trọng, đem lại sự hoàn hảo trong công việc.
Chúng ta thường có xúc cảm mạnh khi sự xung đột bắt đầu căng thẳng. Đối với nhiều người, khó mà giữ cho đầu óc được tỉnh táo trong khi đang bị cảm xúc mạnh. Cũng rất khó mà lắng nghe quan điểm của người kia. Một số người nhất định “thắng với mọi giá”. Người khác thì muốn rút lui và trốn tránh, cả thể chất hoặc tinh thần. Đây là việc bình thường khi người ta phản ứng khác nhau trong xung đột - thường thì do ảnh hưởng nào đó của cách mà chúng ta đã được giáo dục từ lúc mới lọt lòng. Tuy vậy, có một khuynh hướng chung khi đương đầu với xung đột, là cách ăn nói của chúng ta có thể làm thay đổi tất cả mọi công việc.
Khi sự xung đột đã căng thẳng đến mức độ mà hầu như bạn không còn có thể nghĩ đến quan điểm của người kia. Đó là lúc cần phải nhờ đến người thứ ba, chẳng hạn như một người tư vấn hoặc một người hòa giải. Mensline Australia có thể giới thiệu bạn đến những cơ quan cung cấp các dịch vụ này trong vùng của bạn.
Khi đương đầu với sự xung đột trong cuộc sống của bạn, điều quan trọng là nên lưu ý các điểm sau:
Hành hung - bất cứ dưới hình thức nào – không bao giờ được chấp nhận. Chúng ta không bao giờ hành hung kẻ khác giống như chúng ta không chấp nhận kẻ khác hành hung mình.
Chúng ta và chỉ có chúng ta có trách nhiệm về sự truyền đạt của chính mình. Không ai “khiến” ta nói hay làm điều gì. Chúng ta có thể tự chọn lựa cách đối ứng.
Hạn chế sự chọn lựa của người khác bằng cách chế ngự họ cả thể chất lẫn tinh thần là điều không thể chấp nhận được. Nếu đây là việc bạn đang làm hoặc người khác đang áp đặt lên bạn, có thể đây là lúc bạn cần nói với người nào đó về vấn đề này.
Bạo hành thể chất đối với bất kỳ ai là việc gây hủy hoại và bất hợp pháp. Nếu bạo hành xảy ra khi xung đột trong cuộc sống của bạn, nên tìm sự giúp đỡ ngay.
Vài câu hỏi đáng để bạn tự hỏi về xung đột trong cuộc sống:
+Người can dự có cảm thấy họ được lắng nghe hay bị lờ đi?
+Sự xung đột có dẫn đến việc nhân nhượng hay đưa đến trạng huống “bên thắng-bên bại”?
+Việc truyền thông có tính chất tôn trọng hay hủy hoại?
+Bạn có lắng nghe và đáp ứng hay chỉ phản ứng lại?
+Sự truyền thông này mang đến kết quả tốt hay xấu?
Vài gợi ý hữu ích trong việc chế ngự xung đột:
+Lắng nghe quan điểm của người kia và chắc rằng mình hiểu đúng.
+Tôn trọng quan điểm của người kia.
+Tìm cách để có thể hòa giải - Điều gì là quan trọng nhất và kém quan trọng nhất cho cả hai trong trạng huống này.
+Cố giữ tính chất tôn trọng trong việc truyền thông. Kiềm chế việc mỉa mai hoặc hạ nhục.
+Hãy dùng ngôi thứ nhất “Tôi” như là: “Khi anh/em nói như thế, tôi cảm thấy…”. Không một ai có thể tranh cải với cảm nhận của bạn.
+Nếu sự việc bắt đầu căng thẳng, hãy yêu cầu ngưng lại. Nên trở lại cuộc thảo luận sau khi cả hai được bình tỉnh hơn.
+Nếu các phương cách truyền thông trước đây không mang đến kết quả, thử phương cách mới. Thử thông đạt với nhau qua nhiều phương tiện khác nhau, thí dụ: gởi thư từ hoặc qua điện thư.
Cách giải quyết xung đột giữa các nhân viên
Trong cuộc sống không thể tránh được những xung đột. Và ở nơi công sở cũng vậy. Là nhà quản lý bạn phải làm sao đây? Thường thì các nhà quản lý không mấy để ý tới những xung đột của nhân viên, họ nghĩ rằng rồi tự nó sẽ qua đi. Nhưng càng để thì xung đột càng tăng lên. Vì vậy, các nhà quản lý áp dụng một số mẹo sau đây để hạn chế và giải quyết xung đột.
+ Đề ra các tiêu chuẩn
Bạn phải đưa ra các tiêu chuẩn về hành vi và chuẩn mực nơi làm việc. Để nhân viên biết họ sẽ phải làm gì trong công việc và cách ứng xử.
+ Đừng bỏ qua những kẻ vi phạm quy định
Đối với những người vi phạm các tiêu chuẩn của một nhân viên: cãi vã, to tiếng trong công bạn nên triệu tập họ ngay lập tức. Bạn cần nói chuyện thẳng thắn với họ và cho họ thấy rằng những hành vi của họ là không thể chấp nhận được. Hãy làm cho họ cam kết không lặp lại hành vi đó một lần nữa.
+Hãy là sếp, không phải là “chuyên gia giải quyết rắc rối”
Nhân viên của bạn đều là những người lớn do đó bạn nên đứng ngoài các rắc rối và để họ có trách nhiệm tự giải quyết những rắc rối do họ gây ra. Hãy nói rằng họ phải có trách nhiệm với vấn đề của riêng họ.
+ Giữ lời
Tất cả các nhân viên sẽ tìm "phương thuốc" từ bạn. Nếu bạn biết cách làm cho vấn đề nhỏ không bị bung bét thành rắc rối lớn, và bạn duy trì được thái độ tốt và hợp lý, nhân viên sẽ đi theo sự lãnh đạo của bạn.
+ Đưa ra phần thưởng
Để khen thưởng cách làm việc tốt của một nhóm bạn nên đưa ra những phần thưởng. Những phần thưởng đó sẽ làm cho các nhân viên có gắn kết lại với nhau hơn và cùng nhau tiến tới mục tiêu chung.
+ Giải pháp cuối cùng
Bạn đã để họ tự giải quyết những xung đột những hiện tại nhưng cuộc chiến vẫn âm thầm diễn ra. Hãy đưa ra hạn chót. Và hãy khẳng định rằng những người có liên quan đang làm ảnh hưởng tới công việc và bạn sẽ không khoan nhượng nếu như cuộc chiễn vẫn xảy ra. Còn nếu những kẻ hiếu chiến này vẫn không thay đổi thì bạn nên đưa ra giải pháp cho họ lựa chọn: dẹp bỏ xung đột hoặc sẽ phải ra đi.
+ Dẫn dắt nhân viên hành động đúng hướng
Một nhà lãnh đạo giỏi trước hết thể hiện ở tài diễn thuyết. Diễn thuyết làm sao để người nghe không những bị lôi cuốn mà còn hành động theo những lời nói của mình là cả một nghệ thuật. Nhưng khi bạn nói mà nhân viên không hành động theo thì bạn đã thất bại trong vai trò quản lý. Như vậy là bạn không có nièm tin với nhân viên, họ sẽ không hành động theo lời nói của bạn.
Sau đây là các nguyên tắc được dùng để dẫn dắt nhân viên có hành động đúng đắn theo đúng cách, phương hướng, mục tiêu và thời điểm mà bạn đề ra.
+ Lời nói của bạn phải thể hiện được hành động cụ thể và mang tính quyền lực
Khi bạn muốn nhân viên của mình thực hiện theo những gì bạn nói thì bạn phải hiểu được và đúng hành động đó một cách chi tiết và cụ thể. Hành động ấy không phải là suy nghĩ mà là người nghe sẽ thực hiện hành động ấy bằng chính chân tay của họ. Nhân viên chỉ thực hiện lời nói của bạn khi bạn tưởng tượng hành động đó một cách cụ thể.
+ Có mục đích, chủ ý rõ ràng
Những hành động của nhân viên là vô ích nếu như họ không biết rõ mục đích rõ ràng. Bạn phải luôn đảm bảo rằng lời nói của bạn là phải xuất phát từ những mục đích nhất định. Nhân viên hiểu được những gì sếp nói thì mới có thể hành động hợp lý và họ cũng nhận biết được ý nghĩa của hành động mà mình sẽ làm theo. Sự thành công của các nhà quản lý luôn nằm ở lòng kiên trì và sự trung thành.
+ Thể hiện sự trung thực:
Không nên dung những lời lẽ thiếu trung thực để buộc nhân viên phải làm theo những gì mình muốn. Sự dối trá sẽ làm bạn mất đi lòng tin tưởng đối với nhân viên. Muốn lãnh đạo người khác bằng lời nói trước hết bạn hãy trung thực với bản thân mình.
+ Có ý nghĩa:
Những lời nói của bạn sẽ có ý nghĩa và nhân viên sẽ làm theo nếu như đó là tiếng nói đại diện cho quyền lợi và lợi ích của nhân viên. Trong trường hợp này hành động sẽ trở lên có ý nghĩa hơn, những hành động của nhân viên sẽ đem lại một kết quả mỹ mãn. Một nhà lãnh đạo thực thụ là một người sẽ tìm thấy những ý nghĩa trong công việc.
+ Gắn với nhu cầu:
Lời nói của bạn sẽ được nhân viên hành động theo nêu như nó gắn liền với nhu cầu của họ. Nếu bạn muốn tạo ra động lực và thúc đẩy nhân viên hành động có mục đích thì bạn hãy vì lợi ích chung của công ty.
+ Mang tính cấp bách:
Bạn hãy làm theo những tiến trình dưới đây nhân viên của bạn sẽ khẩn cấp hoàn thành công việc. Đầu tiên là bạn phải xác định nhu cầu của họ. Sau đó là nhìn ra những vấn đề bên trong nhu cầu của họ. Cuối cùng là bạn đưa ra những giải pháp cho vấn đề đó. Sau khi bạn thực hiện những bước này bạn sẽ dễ dàng có được những gì bạn mong muốn ở nhân viên của mình một cách nhanh nhất.
+ Có hạn định:
Những hành động của nhân viên thực hiện theo cũng phải có thời hạn nhất định. Hành động sẽ không còn ý nghĩa nếu như họ không bị bắt buộc thực hiện chúng.
+ Có thông tin phản hồi:
Không phải ai cũng thực hiện theo những gì bạn nói. Có vẻ trước mặt bạn họ sẽ rất nghe lời nhưng sau khi bạn không có ở đó họ sẽ làm theo những gì họ muốn. Những lời nói của bạn họ sẽ không thực hiện theo. Vì thế bạn hãy chắn chắn rằng nhân viên của mình có làm việc theo những gì bạn muốn hay không thì bạn nên biết những thông tin phản hồi từ phía họ. Hãy động viên họ để tạo ra động lực khiến họ làm việc bằng hết khả năng của mình.
+ Giải tỏa lo lắng của sếp khi đánh giá công việc
Cả nhân viên và sếp đều lo lắng khi đến thời gian của cuộc kiểm tra, đánh giá. Cuộc đánh giá không những giúp cho nhân viên nâng cao được hiệu quả công việc mà còn cải thiện được mới quan hệ giữa sếp và nhân viên. Nhưng để giải tỏa được tâm lý ấy thì nhà quản lý phải tuân theo những nguyên tắc nhất định.
Nhà quản lý không chỉ đánh giá công việc của nhân viên mà chính họ cũng bị nhân viên đánh giá công việc của họ. Nhà quản lý phải đánh giá nhiều nhân viên trong công ty, và những ý kiến của bạn là vô cùng quan trọng. Vì vậy bạn phải xem xét thật kỹ trước khi đưa ra đánh giá của mình.
Nhân viến sẽ rất lo lắng nếu như bạn đánh giá công việc của tất cả mọi người trong cùng một thời điểm. Bạn nên làm việc với từng người một và nên sắp xếp thời gian để các nhân viên thấy không bị áp lực. Nên làm việc đó vào cuối buổi trước khi ra về.
Bạn rất dễ rơi vào tâm trạng thiên vị một nhân viên nào đó. Bạn sẽ là một vị sếp công bằng nếu như đánh giá nhân viên dựa vào những mục tiêu mà các phòng ban đặt ra hay là các chiến lược của công ty.
Nên đánh giá nhân viên một cách toàn diện, dựa trên công việc của cả năm chứ không riêng gì những thành công gần đây. Đừng để việc này ngăn trở bạn đưa ra những lời khuyên, lời hướng dẫn để nhân viên cải thiện những khuyết điểm của mình. Nhưng bạn đừng để chúng làm ảnh hưởng tới việc đánh giá công việc của nhân viên từ đầu năm tới giờ.
Những lần đánh giá công việc sẽ cho bạn hiểu hơn về nhân viên, nhân viên sẽ biết được những việc làm hiệu quả và khồn hiệu quả. Đồng thời cũng là thời điểm để bạn và nhân viên có thể có những mục tiêu cho những năm tiếp theo. Bạn cũng nên cho nhân viên biết những kế hoạch trong thời gian tới và các chính sách lương thưởng khi nhân viên làm tốt công việc của mình. Và bạn cũng phải biết lắng nghe những phản hồi từ phía nhân viên.
+ Tại sao phải kiểm tra nhân viên theo định kỳ?
Nhà quản lý phải kiểm tra định kỳ nhằm giúp nhân viên giải quyết được những vướng mắc trong công việc đồng thời cũng giúp công ty phát triển hơn. Dưới đây là 5 lý do mà các nhà quản lý phải kiểm tra nhân viên định kỳ
+ Trách nhiệm:
Nhân viên có trách nhiệm với công việc thì sẽ đạt hiệu quả cao. Họ thường mắc sai lầm trong công việc khi không đặt ra cho mình được những tiêu chuẩn. Người quản lý nên dành thời gian để thiết lập các mục tiêu cơ bản của nhân viên. Cứ 3 tháng hoặc 6 tháng kiểm tra định kì một lần. Khi đó nhân viên của bạn sẽ làm việc tốt hơn, họ sẽ phát huy hết khả năng của mình để hoàn thành mục tiêu công việc đó.
+ Sự động viên:
Nếu muốn nhân viên của mình làm việc tốt bạn chỉ dẫn, định hướng cho họ cách giải quyết những khó khăn trong công việc. Họ sẽ không mấy tập trung vào công việc nếu như không nhận được sự động viên của bạn. Một lời động viên kịp thời của bạn cũng làm cho họ có nghị lực để làm việc.
+ Ghi nhận những thành quả mà nhân viên đạt được
Nhà quản lý nên thiết lập những tiêu chuẩn. Dựa vào đó các nhà quản lý sẽ biết được sự tiến bộ hay ảnh hưởng của nhân viên đó. Bạn nên ghi nhận những thành quả mà nhân viên đạt được, có thể ghi nhận bằng nhiều hình thức khác nhau. Nhưng cũng làm cho nhân viên thấy được tôn trọng từ phía bạn.
+ Truyền đạt thông tin
Bạn hãy cố gắng sắp xếp các cuộc gặp định kỳ và truyền đạt những thông tin cần thiết cho nhân viên. Dù có bận rộn đến đâu nhưng bạn hãy dành thời gian để thảo luận với nhân viên về các quyết định và quan điểm của họ. Hãy giúp đỡ nhân viên nếu họ cần bạn và bạn cũng phải có một kế hoạch để cải thiện tình hình nhân viên.
+ Tinh thần làm việc
Việc kiểm tra định kỹ sẽ giúp cho nhân viên có được những hướng cơ bản để giải quyết khó khăn trong công việc. Nhân viên làm việc tốt, khi nhận được thông tin phản hồi họ cũng sẽ có cách tìm ra hướng giải quyết, điều đó giúp họ ngày càng tiến bộ hơn trong công việc. Tinh thần làm việc ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc.
Nhược điểm của nhà tuyển dụng
Không chỉ ứng viên cảm thấy hồi hộp khi bước vào cuộc phỏng vấn. Nhà tuyển dụng cũng có những nỗi sợ của riêng mình. Họ rất lo sợ mình sẽ mắc một trong những lỗi sau.
+ Nói quá nhiều
Nhà tuyển dụng mắc lỗi nói quá nhiều, thậm chí át hết phần của bạn. Họ trình bày quá dài dòng về tiểu sử của công ty và lại thêm vào đó những thành tích của mình. Và họ thể hiện cho bạn thấy họ người đi trước…
+ Buôn chuyện
Họ nói quá nhiều mà không biết rằng họ đang bị lạc đề. Họ liên miên những cân chuyện về công ty, bản thân họ…
+ Ngại hỏi những câu khó
Nhiều nhà tuyển dụng rất ngại đặt cho ứng viên những câu hỏi khó. Vì họ sợ ứng viên không trả lời được hoặc sợ ứng viên sẽ đặt lại câu hỏi cho mình, khi đó họ sẽ không có được câu trả lời cho ứng viên.
+ Kết luận vội vàng
Nhà tuyển dụng mới chỉ đưa ra những câu hỏi đầu tiên nhưng thấy ứng viên có vẻ chuyên nghiệp nên bạn đã có kết luận. Những bạn không biết rằng đó là một kết luận vội vàng.
+ Xâm phạm đời tư ứng viên
Nhà tuyển dụng không thể tìm ra được ứng viên sáng giá cho công ty. Nếu như họ chỉ quan tâm tới những việc riêng tư của ứng viên. Với những câu hỏi như vậy chỉ làm cho thời gian trôi nhanh mà thôi.
+ Gây áp lực cho ứng viên
Nhiều nhà tuyển dụng lại cho rằng gây áp lực với nhân viên sẽ đánh giá được khả năng xử lý tình huống. Nhưng áp lực quá cũng khiến cho ứng viên thấy khó chịu và muốn rút lui.
+ Phỏng vấn nhanh
Vì một lý do nào đó họ chỉ muốn phỏng vấn nhanh cho xong mà không hiểu được làm như vậy sẽ làm lọt những ứng viên đầy khả năng và nhiệt huyết.
“Xử đẹp” với nhân viên
Với một vị sếp luôn đi thu thập tài liệu về nhân viên và luôn dùng nó để tìm ra những lỗi lầm của nhân viên. Vị sếp ấy sẽ trở nên “khét tiếng” với hàng trăm nhân viên vì những hành động không đẹp của mình. Dưới đây là những cách để duy trì mối quan hệ của sếp với nhân viên:
+ Đưa ra những hướng giải quyết cho các vấn đề quanh bàn họp:
Để có được sự tôn trọng và lòng ngưỡng mộ của một nhân viên, cách giải quyết công việc của bạn phải được nhân viên ghi nhận. Chỉ ra được những khó khăn là điều quan trọng nhưng chính những suy nghĩ chín chắn của bạn là quan trọng hơn cả.
Không bao giờ chơi trò đổ lỗi. Ai cũng ít nhất một lần sai lầm. Bạn không nên công khai những sai lầm và đổ lỗi cho họ. Như vậy chỉ làm cho mọi người tránh xa bạn và bạn chỉ nhận thêm kẻ thù mà thôi.
+ Trao đổi bằng lời chứ không quát tháo:
Có những lúc nhân viên khiến bạn phát điên. Nếu như bạn quát tháo ầm ĩ, chế nhạo nhân viên thì ngay lập tức bạn sẽ trở thành trung tâm của mọi người. Bạn nên cố gắng kiềm chế cảm xúc của mình. Đó là cách bạn được mọi người tôn trọng và bạn cũng tôn trọng mọi người.
+ Biết nhận trách nhiệm:
Mặ dù bạn là sếp nhưng công việc của các cá nhân đều có liên quan tới nhau. Bạn phải nhận trách nhiệm về mình nếu như bạn có làm ảnh hưởng tới mọi người. Tất cả những nhân viên có liên quan đều phải được thông báo chuyện gì đang xảy ra.
+ Cùng chung sức:
Công việc của bạn sẽ có hiệu quả hơn nếu như có sự giúp đỡ của mọi người. Bạn hãy cảm ơn và đền ơn những người đã ủng hộ bạn.
+ Gợi ý hữu ích trong việc chế ngự xung đột:
- Lắng nghe quan điểm của người kia và chắc rằng mình hiểu đúng.
- Tôn trọng quan điểm của người kia.
- Tìm cách để có thể hòa giải - Điều gì là quan trọng nhất và kém quan trọng nhất cho cả hai trong trạng huống này.
- Cố giữ tính chất tôn trọng trong việc truyền thông. Kiềm chế việc mỉa mai hoặc hạ nhục.
- Hãy dùng ngôi thứ nhất “Tôi” như là: “Khi anh/em nói như thế, tôi cảm thấy…”. Không một ai có thể tranh cải với cảm nhận của bạn.
- Nếu sự việc bắt đầu căng thẳng, hãy yêu cầu ngưng lại. Nên trở lại cuộc thảo luận sau khi cả hai được bình tỉnh hơn.
- Nếu các phương cách truyền thông trước đây không mang đến kết quả, thử phương cách mới. Thử thông đạt với nhau qua nhiều phương tiện khác nhau, thí dụ: gởi thư từ hoặc qua điện thư.
+ Giúp các nhân viên nhận thấy tầm quan trọng của họ:
Mỗi nhân viên đều có những tài năng và kinh nghiệm riêng biệt của mình. Bạn chỉ có thể giúp những nhân viên ấy bằng cách phân công công việc phù hợp với khả năng của họ. Như vậy họ có thể đem lại nhiều lợi nhuận cho cơ quan. Hơn nữa họ có thể giúp nhau cùng phát triển khả năng của mình một cách đúng mức.