Ngày nay Thư điện tử (Email) đã trở thành không thể thiếu trong công việc và giao dịch hàng ngày, nên nắm chắc các kỹ năng sử dụng và xử lý các tình huống là hết sức cần thiết, sau đây là kỹ năng thu hồi Emai đã gửi.
Nhiều lúc vừa soạn thảo xong một đề án hoặc một mail hết sức quan trọng trong MS Outlook và bấm Send để gửi đi, nhưng khi kiểm tra lại nơi nhận mới biết rằng mình bấm nhầm địa chỉ. Điều này hết sức tai hại vì không chỉ lộ lọt thông tin nếu là công việc, thậm chí gây nên sự hiểu nhầm nếu mail có vấn đề tình cảm riêng tư.
Suy nghĩ đầu tiên là làm sao nhanh chóng hủy hoặc thu hồi lại Email đã gửi ? Thay vì rối tung lên và lo lắng có sự nhầm lẫn đáng tiếc, chúng ta nên bình tĩnh lấy lại thư vừa gửi (vì lúc này nó vẫn nằm trong Inbox của người nhận và chưa được mở) theo các bước sau đây:
1)Mở MS Outlook
2)Mở Folder Sent Items và nhấp vào mail vừa gửi
3)Trong Menu của cửa sổ mail chọn Tools Þ Recall-thí message, đến đây sẽ có hai lựa chọn:
-Nếu chỉ muốn lấy lại mail thì nhấn chuột vào Delete unread copies of this message để hủy mail gửi nhầm.
-Nếu muốn thay email đã gửi bằng một email khác thì hãy chọn Delete unread copies and replace with a new message rồi nhấn OK đánh thư mới vào.
4)Nếu muốn biết chắc chắn rằng mình có thành công hay không hãy nhấn vào Tell me if recall succeds or fails for each recipienst.
Và cuối cùng là một lời khuyên chân tình: sự cẩn thận không bao giờ là vô ích ! Bạn nên tạo thói quen check mail nhiều lần trong ngày để kịp thời tiếp nhận thư từ các nơi gửi cũng như kiểm tra thư ngay sau khi gửi để kịp thời thu hồi ngay khi người nhận chưa kịp mở.