Hiện nay công nghệ thông tin và truyền thông ngày càng phát triển để phục vụ cho nhiệm vụ công tác cũng như chuyển tải, trao đổi những vấn đề cần thiết trong công việc, trong sinh hoạt giao tiếp hàng ngày ... Mặc dầu vậy nhưng có một số điều cần nên biết khi viết thư và gửi ảnh qua email để đạt được hiệu quả tốt hơn. Ban Biên tập website của Viện Sốt rét-Ký sinh trùng-Côn trùng Quy Nhơn xin trích đăng nội dung bài viết của tác giả Phương Tôn trên khoahoc.net để mọi người cùng tham khảo.
Nên viết E-mail như thế nào?
E-mail được viết nhanh chóng với máy vi tính và việc gửi đi thì lại càng nhanh hơn nữa. Tuy nhiên lối thông tin điện tử nhanh gọn này cũng có những quy định “bất thành văn” của nó. Nhất là cho những người dùng E-mail cho công việc doanh thương. Do viết nhanh, gửi nhanh nên rất nhiều người có khuynh hướng chỉ viết một vài câu ngắn gọn cũng như không chú ý đến cách xưng hô với người nhận hoặc là một tiếng chào vào cuối bức thư E-mail. Đây là điều nên tránh ngay cả khi viết E-mail cho người thân, bạn bè… còn trong công việc làm ăn thì lại là điều tuyệt đối phải tránh. Một bức thư E-mail không “đầu” không “đuôi” như vậy gây cho người nhận cảm nghĩ mình không được tôn trọng, làm cho người nhận không chú ý đến nội dung những gì người gửi muốn đề cập.
Cách lựa chọn lối xưng hô như thế nào thì còn tùy theo mỗi người. Trong công việc làm ăn thì mở đầu với “Kính thưa…” là những chữ hoàn toàn không thể tránh khỏi. Trong vòng thân thiết thì một tiềng “Chào…” hay một tiếng “Hallo…” là phải phép. Nếu theo những vùng dùng Anh ngữ thì chào “Hi…” không được dùng khi tiếp xúc làm ăn nhưng trong vòng bạn hữu thì lại phù hợp.
Ở phần chữ ký trên E-mail cũng nên chú ý. Đừng nên quá ba dòng vì thật là điều nực cười với E-mail tư nhân, khi nội dung lại quá ngắn so với phần chữ ký ! Đối với chữ ký ở E-mail của Công ty doanh nghiệp thì phải tuân theo luật định, ghi rõ về Công ty như là địa chỉ và ngay cả mã số thuế. Một số người lại thường cho E-mail của mình là quan trọng nên gửi đi dưới dạng tối ưu tiên được đánh dấu với một “dấu thang (!)” màu đỏ. Nếu cứ thường xuyên “tối ưu tiên” như vậy thì người nhận sẽ trở nên bực mình và cho vào “Spam”. Có người lại sợ người nhận không đọc E-mail của mình gửi đến nên dùng “thủ thuật” viết E-mail hoàn toàn với chữ viết hoa. Đây cũng là một trong lý do người nhận đưa E-mail vào “sọt rác”.
Thu nhỏ hình ảnh khi gửi E-mail
Hình ảnh theo dạng kỹ thuật số digital rất được người sử dụng internet yêu chuộng để dùng khi gửi E-mail dưới dạng file tài liệu đính kèm. Tuy nhiên hầu hết hình ảnh thường được giữ nguyên dạng gốc từ máy hình chụp được lại rất lớn. Kích thước các file hình ảnh thường từ 3 đến 5 megabyte. Một khi nhiều file hình ảnh có kích thước lớn như vậy lại được gửi đính kèm theo E-mail thì có thể sinh ra khó khăn. Nếu như người gửi hoặc người nhận không có hệ thống kết nối internet nhanh thì E-mail gửi đi hoặc khi nhận cần một thời gian dài rất bực mình. Lại thêm một vài dịch vụ E-mail chỉ dành cho khách hàng một số lượng dự trữ trong hộp thư có giới hạn. Với file tài liệu đính kèm quá lớn thì hộp thư nhanh chóng đầy ắp không thể tiếp tục nhận E-mail từ những người khác.
Để tránh trở ngại nêu trên, người sử dụng E-mail được khuyên nên thu nhỏ hình ảnh khi cần gửi đi. Có rất nhiều phần mềm software đơn giãn, miễn phí có thể điều chỉnh hình ảnh chứ không nhất thiết phải mua một software đắt tiền. Thí dụ là chương trình "IrfanView". Công cụ này bình thường dễ dàng để cài đặt và thu nhỏ hình ảnh đơn giãn như “trở bàn tay”. Hình ảnh thu nhỏ tốt nhất dưới định dạng jpg. Do đó khi dùng chương trình điều chỉnh hình ảnh nên được cất trữ với định dạng jpg. Hình ảnh dưới định dạng tif- hay raw được thu nhỏ ngay khi chuyển qua dưới định dạng jpg. Rất nhiều hình ảnh chụp từ máy chụp hình kỹ thuật số digital có độ lớn bề ngang 3.000 pixel. Nếu như hình ảnh gửi qua E-mail nhằm cho người nhận chỉ để xem chứ không để làm gì khác thì một tấm hình có bề ngang 600 pixel đến 800 pixel là quá đầy đủ. Nếu như người nhận cần in tấm hình 10 x 15 cm thì tấm hình nên có bề ngang từ 1.200 pixel đến 1.500 pixel. Để dể dàng gửi và nhận E-mail người sử dụng nên chú ý độ lớn của tập file đính kèm chỉ nên từ 200 KB đến 500 KB mà thôi.